秘书处简介

    

秘书处是艺术团主席团直接领导下的一个职能部门,负责协助团长进行策划、决策工作,是团长全面管理团内日常工作的助手,配合主席团的工作,协助并监督各部的工作,是组织内部各部门的总后勤兵,是沟通内部各部门的桥梁。

    秘书处职能主要包括艺术团活动经费的管理,团员档案整理、会议记录、各队伍日常训练管理、内部制度、日常事务的管理等。作为直接联系主席团和各部门的中枢,秘书处秉承全心全意为同学服务的宗旨,认真踏实对待每一项工作,是促进艺术团整体工作顺利运作的中枢。

    秘书处是校大学生艺术团“上传下达”的中枢、“协调内外”的纽带。秘书处充分发挥在主席团和校大学生艺术团各职能部门间的协调作用:及时传达校大学生艺术团的工作指示,协助安排校大学生艺术团的相关工作;在各部门的大型活动中积极做好配合协调工作,在各部门举行活动时提供必要的帮助。真正做到了“上下衔接,左右协调”,为校大学生艺术团工作的正常开展提供了保障。

 

一、工作简介

 

1、执行主席团的决议分配、落实主席团部署的工作任务,监督各职能部门工作的开展情况和各队伍的训练情况

2、完成艺术团日常事务。包括艺术团活动经费、档案、服装的借出与收还等管理工作,落实艺术团内部制度的执行情况。起草有关文件,草拟有关条例制度,并提交主席团审议。

3做好会议工作。主要包括会前的通知、准备,会议的纪录、考勤以及会后的整理工作。

4协调主席团和各职能部门之间、各职能部门之间以及各干部之间的工作关系,增强艺术团的整体凝聚力。

5、做好素拓及综合分的加分情况,协调和其他机构间的合作关系。


二、纳新要求

 

1、有一定独立撰写文章的能力,具有吃苦耐劳的精神和强烈的组织责任感、协调能力与组织创新能力

2、具有一定的组织和协调能力,能处理好与行政部门及各个队伍及主席团间的关系

3、耐心,面对繁杂的表格及工作任务,能够耐心的做完。

4、条理与恒心。

 

三、历程总结:

 

自大学生艺术团成立以来,秘书部一直是非常重要的行政部门,一直承担着艺术团各部门与队伍的沟通桥梁,与各部门队伍进行良好的交流,工作上积极协调艺术团内部的工作需要,是艺术团各表演队伍强有力的后盾。除此以外,秘书部干事团结互助,积极完成上级分派下来的任务,承担了很大部分艰巨的工作。分派到各队伍的助理合作协助队伍的工作需要,也配合队长做好各方面的记录

秘书部担起了大部分的申请工作;全团资料的收集、整理、汇总;通讯录等资料的更新;活动现场工作人员;活动的采购工作;宣传单的复印;活动的宣传安排、宣传工作等;年初计划,年末总结的收集、整理;各类文件的上交及递交审批等;辅助队伍完成一些日常行政工作。

虽然工作量很大,但是作为整个艺术团正常运作的强大后盾,秘书部的同事总是以饱满的热情和积极的工作态度完成好各项工作,为队伍成员的放心训练、安心表演、尽心比赛做出巨大贡献。

每一项活动的顺利举行,都少不了秘书部的配合。从敲定活动到讨论活动所需物品,从写采购申请到外出采购,从申请场地到申请物品,从做宣传安排到通知网络宣传部门,从布置场地到活动结束后的清场。每一个细节都有秘书部的参与,每一个角落都撒下了秘书部同事的汗水。

日常的工作都很繁琐,每次资料的更改、收集都动用到了所有的秘书处助理,秘书处的每一员都是不可或缺的。

作为秘书处成员,须集组织、协调、写作、交际等多种才能于一身。在团队里传递着一种无私的爱,我们甘于奉献乐于助人不求回报,本着奉献的精神,为艺术团多贡献一份力量,收获点点滴滴的快乐和成果。秘书处将脚踏实地,继往开来,努力把秘书工作推上一个新台阶。 

 

                                                                                                                                 

 

 

       副秘书长:林明哲 

 

             部长:苏绍昌

        副部长:刘红标

 

     助理:蒋丽雯  林颖   王潇   王子珊   庄展烁 

           张柏龄  李朗   林炜宪

 

 

 

              广东石油化工学院大学生艺术团

                         秘书处

                    2013年11月15日